人事管理ヒント集HUMAN RESOURCE MANAGEMENT HINT

ビジネスにおける文書表現の大切さ

ビジネス文書を作成する目的は、通知や注文内容を文書として残すことで、内容を正確に伝え、伝達ミスなどのトラブルを回避することです。ビジネス文書には社内文書と社外文書があり、A4横書きで作成するのが原則です。

なるべく難解な表現は避けて、簡潔に分かりやすく書くことが大切です。 ビジネス文書は「です・ます」調で統一するのが基本ですが「である」調を使う場合ももあります。 「です・ます」調と「である」調を混同させてはいけません。漢字は常用漢字を用いるのが原則です。 常用漢字であるかどうかを調べるときは「表記辞典」が参考になります。

-ビジネス文書に使われる敬語は、次の3つに分類されます-

1.尊敬語

話題中の動作や状態の主体が話者よりも上位である場合に使われます

2.謙譲語

話題中の動作の受け手が話題中の動作の主体よりも上位であることを表す語として使われます

3.丁寧語

聞き手が話し手よりも上位であることを表す語尾の「です」「ます」「ございます」など

ビジネス文書の基本より

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