人事管理ヒント集HUMAN RESOURCE MANAGEMENT HINT

会議をうまく進行させるには

会議をうまく進行させ、有意義な時間にできるかどうかは進行の仕方が大きく影響します。会議をスタートさせる挨拶の言葉から、スムーズに発言を促す言い回し、締めの一言まで、会議で使える定番決まり文句集です。

■会議を始める際の最初のあいさつ

「本日はお忙しいところお集まりいただき、ありがとうございます」

会議の主催者や司会者が会議冒頭で述べる定番の決まり文句です。会議の出席者は、忙しい中、時間の都合をつけて集まっています。最初に感謝の気持ちを伝えることで、会議を円滑に進めることができます。

■発言を促す

「質問がある方は、いらっしゃいますか?」

会議の進行役がつかう決まり文句です。

■要領を得ない発言に対して

「ご発言中ですが、要約させていただくと.....ということでよろしいでしょうか?」

いろいろな人から様々な意見が出れば良いのですが、中には一人でダラダラ話し続ける人がいます。一部の人の不明瞭な発言で時間が無駄に過ぎては、質の高い会議とはいえません。できる進行役は、この決まり文句で要点を代弁します。
要点がさっぱりわからない場合は「ご発言中ですが、要約させていただくと」「どういうことでしょう?」と本人にふってもいいでしょう。

■無駄な話をさせない

「恐縮ですが、手短にお願いします」

前置きが長い発言者に対して、早く本題に入ってもらうための決まり文句です。
「恐縮ですが」と敬う言い回しにすることで、相手の面子もつぶれにくくなります。

■話が本線からずれたら

「すみませんが、○○に絞ってご意見をいただけないでしょうか?」

話が脱線してしまった発言者に、話を本題に戻すよう依頼する決まり文句です。
「すみませんが」と恐縮することで相手を傷つけず、反感も買いづらくなります。
○○の中は「広告費の捻出方法に絞ってご意見をいただけないでしょうか?」のように具体的に伝えます。

■会議を終わらせたいとき

「本日は時間がございませんので」

時間が迫り、会議を終わらせたいときに使うフレーズ。

■結論は出てないがとりあえず終わらせたいとき

「今日のところはそういうことにしておきましょうか」

会議は時間をかければ良い結果がでるものでもありません。これ以上話が進展しないと感じたときに、とりあえず会議を終わらせる決まり文句です。
「~しましょうか」という出席者に投げかける言い回しにすることで、一方的な感じがなくなります。

■締めの言葉。出席者に対して感謝の言葉を告げる

「おかげさまで中身の濃い会議にすることができました」
「今日は貴重なご意見を聞くことができました」
「いろいろと素晴らしいご意見をいただき、ありがとうございました」

出席者に対して感謝を示す決まり文句です。
最後に「有意義だった」と告げることで、出席者に「出席してよかった」と思ってもらえます。打ち合わせなら「おかげさまで中身の濃い打ち合わせができました」。

ビジネス会話のきいろわビズ より

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