会議が多い会社ほど意思決定が遅くなる？ ～情報共有と合意形成が組織の生産性を下げる理由～

企業活動において、会議は情報共有や意思決定を行うための重要な手段です。

しかし、会議の回数や参加人数が増えているにもかかわらず、重要な案件がなかなか決まらないという企業も少なくありません。

部門間の調整、関係者への確認、上司への報告など、慎重に進めようとするほど会議が増え、意思決定までの時間が長くなる場合があります。

本来、会議は業務を円滑に進めるためのものですが、運用方法によっては組織の生産性を低下させる要因にもなります。

重要なのは、会議の回数ではなく、会議によって何が決まり、次の行動につながっているかという点です。

会議が増えるほど意思決定に関わる人も増える

企業規模が拡大すると、業務の専門化が進み、一つの案件に複数の部署が関係するようになります。

そのため、意思決定の前に多くの関係者から意見を集める必要が生じます。

例えば、新しいサービスを開始する場合、営業部門、開発部門、経理部門、管理部門など、それぞれの立場から確認が行われます。

こうした調整は必要ですが、すべての関係者の同意を得ることが前提になると、意思決定に時間がかかります。

さらに、関係者が増えることで、誰が最終的な判断を行うのかが不明確になる場合もあります。

多くの人が意思決定に参加していても、決定責任を持つ人が明確でなければ、結論は出にくくなります。

「全員が納得すること」が目的になっていないか

会議では、参加者の意見を尊重し、合意形成を図ることが重要です。

しかし、全員の納得を優先しすぎると、判断が先送りされることがあります。

特に新しい取り組みでは、実施前にすべての不確実性を解消することは困難です。

それにもかかわらず、懸念点が出るたびに追加調査や再検討を行っていると、会議を重ねても結論が出ない状態になります。

合意形成は重要ですが、すべての意見を採用することが目的ではありません。

必要な情報を整理したうえで、最終的に誰が判断するのかを明確にする必要があります。

また、会議で意見が一致しない場合の決定方法についても、あらかじめ定めておくことが有効です。

会議が「責任を分散する場」になることもある

意思決定が難しい案件ほど、関係者を増やして判断しようとする傾向があります。

複数の立場から検討することは、リスクを抑えるうえで有効です。

一方、参加者が多いことで、判断に対する責任の所在が曖昧になる可能性もあります。

例えば、会議では全員が賛成していたにもかかわらず、結果が悪かった場合に、誰が判断したのか明確でないケースです。

このような状態が続くと、管理職は自ら判断するよりも、上位者や他部署の承認を得ることを優先するようになります。

その結果、組織内で確認や承認の手続きが増え、意思決定がさらに遅くなる場合があります。

会議への参加と、意思決定に対する責任は区別して考える必要があります。

報告会議が増えると管理職の仕事が変わる

会議の多い組織では、管理職が報告や資料作成に多くの時間を費やすことがあります。

上層部への報告、部門間の進捗確認、定例会議などが重なると、実際の業務改善や部下育成に使える時間が減少します。

また、会議のために資料を作成し、その資料を説明するために別の会議を開くといった状況も発生します。

報告そのものは必要ですが、報告のための業務が増えすぎると、本来の管理業務に影響します。

管理職に求められるのは、情報を集めて報告することだけではありません。

状況を判断し、課題を解決し、部下の業務を支援することも重要な役割です。

会議の運用を見直す際には、管理職がどの業務に時間を使っているのかを確認することも必要になります。

会議を減らすだけでは問題は解決しない

会議の効率化というと、会議時間の短縮や開催回数の削減が注目されます。

しかし、会議を減らしただけでは、意思決定の問題が解決するとは限りません。

判断基準や決裁権限が曖昧なままであれば、会議以外の場で確認作業が増えるだけです。

また、必要な情報共有まで削減してしまうと、部門間の認識違いや業務上のトラブルにつながる可能性もあります。

重要なのは、会議の目的を整理することです。

例えば、会議を次のように区分する方法があります。

• 情報共有： 進捗や状況を関係者に伝える
• 課題検討： 問題点や解決策について意見を集める
• 意思決定： 複数の選択肢から実施方針を決定する

情報共有であれば、必ずしも全員が同じ時間に集まる必要はありません。

一方、重要な意思決定では、必要な関係者を集めて議論することに意味があります。

目的に応じて会議の方法を変えることで、業務効率と意思決定の質を両立しやすくなります。

意思決定が速い組織は何が違うのか

意思決定が速い組織では、必ずしも会議が少ないわけではありません。

重要なのは、意思決定までの手順が明確になっていることです。

具体的には、次のような仕組みが考えられます。

• 会議の開催前に目的と決定事項を明確にする
• 判断に必要な情報を事前に共有する
• 最終決定者と決裁範囲を明確にする
• 検討期限を設定する
• 決定事項と担当者を記録する
• 決定後の進捗確認方法を定める

特に重要なのが、誰が決めるのかを明確にすることです。

すべての案件を経営トップや上位管理職が判断するのではなく、案件の重要度やリスクに応じて権限を分けることも必要です。

一定の範囲を現場の管理職が判断できるようになれば、上位者の承認を待つ時間を減らすことができます。

会議の問題は組織の意思決定能力の問題でもある

会議が多いという現象の背景には、組織の権限や責任の設計が関係している場合があります。

例えば、管理職が自ら判断できる範囲が狭い組織では、重要度の低い案件でも上位者への確認が必要になります。

また、失敗に対する責任追及が強い職場では、管理職が判断を避け、複数の関係者による承認を求めることも考えられます。

こうした組織では、会議の進め方だけを改善しても、意思決定のスピードは大きく変わらない可能性があります。

必要なのは、管理職が自ら判断できる環境を整えることです。

そのためには、権限移譲に加えて、判断基準の共有や管理職の意思決定能力を育成する取り組みも重要になります。

まとめ

会議は企業活動に必要なものですが、回数や参加人数が増えることが、必ずしも意思決定の質を高めるわけではありません。

会議を重ねても結論が出ない場合、会議の運営方法だけでなく、組織内の権限や責任の所在を確認する必要があります。

また、管理職が報告や調整に多くの時間を費やしている場合には、本来の役割である意思決定や部下育成に十分な時間を確保できているかを見直すことも重要です。

会議の生産性は、開催時間や回数だけではなく、意思決定と実行につながっているかによって判断する必要があります。

会議の削減を目的とするのではなく、必要な情報を共有し、適切な人が判断し、速やかに実行できる組織をつくることが、企業全体の生産性向上につながります。

文責：田辺顕

• 性格適性、職務適性などの検査をお探しなら「CUBIC適性検査」
• 性格適性、職務適性、行動特性などの適性検査をお探しなら「Compass適性検査」
• 複眼評価観察をお探しなら「CUBIC 複眼評価観察検査(360度評価)」
• モチベーション測定をお探しなら「CUBIC モチベーション測定検査」
• 環境適合測定をお探しなら「CUBIC 環境適合測定検査」

検査診断へのお問い合わせ

検査診断へのお問い合わせは、お問い合わせフォームより承っております。お気軽にお問い合わせ下さい。

検査診断へのお問い合わせ

お問い合わせフォームがご利用になれない場合は、下記のフリーダイアルをご利用ください。