人事部だからこそ気を付けたい「個人情報の取り扱い」
企業の中でも、人事部門は多くの個人情報を扱う部署です。
採用活動から雇用管理に至るまで、履歴書や職務経歴書、評価情報、給与情報など、極めて機微性の高いデータを日常的に取り扱っています。
そのため、人事部門には一般的な業務以上に、個人情報保護への高い意識と管理体制が求められます。
人事部門が扱う主な個人情報
人事部門で扱う情報には、次のようなものがあります。
採用段階
- 履歴書・職務経歴書
- 面接評価シート
- 適性検査結果
- 応募者の連絡先や経歴情報
雇用後
- 住所・家族情報
- 給与・社会保険情報
- 人事評価情報
- 健康診断結果
これらはすべて、漏えいや不適切な利用が起きた場合に重大な影響を与える可能性がある情報です。
個人情報管理で起きやすいリスク
個人情報漏えいというと、不正アクセスやサイバー攻撃をイメージすることが多いです。しかし、実際には次のような日常業務の中でのリスクも少なくありません。
- 採用書類をメールで誤送信してしまう
- 面接評価資料を社内共有フォルダに誤って公開する
- 社外にて個人や会社の機密性の高い情報を話してしまう
- 応募者情報を必要以上に長期間保存する
こうした"ちょっとした管理ミス"が、企業の信用問題につながることもあります。
人事部門に求められる基本姿勢
個人情報を守るために重要なのは、特別な技術だけではありません。
まずは基本的な管理意識を組織として徹底することです。
例えば次のような点が挙げられます。
- 個人情報を扱う範囲を必要最小限にする
- 閲覧権限を明確にする
- 保存期間を定める
- 不要になった情報は適切に廃棄する
- メール送信や共有設定を確認する習慣を持つ
これらは基本的な対応です。しかし、日常業務の中で継続して実行されているかどうかが重要です。
個人情報保護の取り組みを支える認証制度
企業によっては、個人情報保護体制を強化するために、第三者認証の取得に取り組んでいるケースもあります。
例えば、プライバシーマーク や ISO27001 といった情報セキュリティ・個人情報保護に関する認証制度があります。
こうした認証の取得には、個人情報の取り扱いに関するルールの整備や、管理体制の構築、継続的な運用と改善が求められます。
そのため、認証取得の過程そのものが、組織として個人情報管理の仕組みを見直す機会にもなります。
株式会社ジィ・ディー・エル では、これらの認証を取得し、個人情報の取り扱いに関するルールや運用体制を整備しています。
こうした取り組みを通じて、採用応募者や従業員の個人情報をより適切に管理できる環境づくりを進めています。
認証制度の取得は義務ではありません。しかし個人情報を扱う企業にとっては、管理体制を強化し、安心して情報を取り扱うための有効な取り組みの一つと言えるでしょう
個人情報保護は"仕組み"と"意識"の両方が必要
個人情報保護は、ルールを作るだけでは十分とは言えません。
現場の一人ひとりが意識を持ち、日々の業務の中で確認を行うことが不可欠です。
採用や人事評価などの重要な業務を担う人事部門だからこそ、情報管理の基本を改めて見直すことが、企業の信頼を守ることにつながると言えるでしょう。
文責：田辺顕
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