人事管理ヒント集HUMAN RESOURCE MANAGEMENT HINT

「アシスタント職」の目標ヒント

1.「事務職」という捉え方から「アシストする人」という捉え方へ

事務職という表現を使っていると、その人達は「事務」をしていれば良い、というように仕事を狭く捉えがちです。ですから「これは!」と思うような目標が上がってきません。毎年、同じように事務の正確さを向上するコピー枚数の削減・事務用消耗品の削減などの定型的なテーマが上がってくることになります。

「事務をする人」という捉え方ではなく「アシストする人、その為の事務もする人」という捉え方の方が実態に近いし、やり甲斐も湧いてくるものです。営業関係のアシスタントは営業をアシストしているし、開発関係のアシスタントは開発をアシストしている、というように捉え直していきましょう。

2.営業系のアシスタントには以下のような「顧客満足」などの目標を

・お客様の満足度を向上する

・営業活動の効率化に貢献する

・予算の達成に協力する

・営業事務の生産性を向上する(仕事を効率化する)

・営業諸資料の見やすさ、使いやすさを改善する

・事務費用の削減に貢献する

・営業マンからの信頼度を向上する

この中でも重要なのは、「お客様の満足度を向上する」という成果です。職場によって違うとは思いますが、電話や来客の対応など、顧客満足度に大きな影響を与えるポジションにいることが多いです。お客様と会社との接点、インターフェイスになっているという職場も多いのではないでしょうか。以下のような目標が重要になっていきます。

・カタログなどの営業資料を届けるスピードを早める

・主要製品のカタログ仕様的な内容は営業マンに取り次ぐのではなく、自分で回答する割合を増やす(価格や納期は別)

・主要製品のカタログの在庫切れをなくす

・受注処理のスピードを上げる

・電話関係のクレームを削減する

3.技術系アシスタントには担当する「技術的業務」に関する目標を

技術系のアシスタントであっても、お客様や営業からの問い合わせに対応する職場では前述の営業系アシスタントと同じように、お客様満足度を高める、というテーマを目標として持つのは当然のことです。また、実際のお客様だけではなく、営業マンを「社内顧客」と捉えることも有効かもしれません。しかし、お客様や営業とのインターフェイスになっていない職場の場合は、技術的業務に関するテーマを目標とすることが良いでしょう。例えば、以下のようなものです。

・Y製品群の詳細設計CAD操作を担当する(10月までに)

・部品データ入力業務の生産性を向上する

・Z製品群の検査・測定業務の生産性を向上する

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文責:田辺和彦



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